メールの件名を懸命に考える
目次
1. 前略
仕事をする上で欠かせないツール、「メール」について。
その中でも受信者がまず確認する「件名」について自分の考えをつらつら。
以下、私見。すべての意義を認めます、、、!
2. 件名に求めるもの
わが社のメールブラウザはOutlookです。
そして自分はスレッド形式(同じ件名のメールをツリー上で表示する)でメールをまとめて(?)います。
その前提で、件名を見て以下がわかるととてもうれしい。
- 重要度
- 何を伝えたいかの情報
- 何についてか
- 期限などの情報
3. 件名の例
3.1. 以前の自分の件名
以下のような感じで書いていた。
(社外秘)はてなブログのネタについて
さてみなさん、朝一のメール確認で受信トレイに十数件の未読メールがある中、上記件名を見て本文をすぐに見ますか?
もちろん、メールを読むことだけが仕事ではないので、自分に関係ないメール、重要度が低いメールであれば後回しにしたいですよね。
自分は差出人が後輩や同期であれば、後回しにしてしまう、、、。
3.2. 今は
自分以外の方も、上述の件名が多く、自分が「んー自分はもう少しわかりやすく書きたいな」と思い、今はこんな感じ。
(社外秘)【依頼】はてなブログのネタ出しについて(期限11/3)
いかがでしょう?
この件名で今日(11/3)受信したのであれば、少なくとも本文を一読します。(やるか否かは別問題(笑)
(社外秘)【連絡】はてなブログのネタ案について
上記件名であれば、少なくとも受信者に何か作業をさせたいのではないことがわかるので、内容確認は後回しにしてもよさそうですよね。
4. 気を付けていること
4.1. 件名の範囲外の内容になったら別メール
(社外秘)【依頼】はてなブログのネタ出しについて(期限11/3)
上記件名であれば、ネタ出しが終わったら、その件名でのやりとりは完了。
「メール件名」というネタについて、たたき台のレビューをしてもらいたいのであれば、例えば以下の件名で別メールで発信する。
(社外秘)【レビュー】「メール件名」投稿文レビュー(期限11/10)
4.2. 具体的、抽象的にしすぎない
これは難しい。
前節のとおり、件名内に収まる範囲の内容で完結したいのだが、件名をプロジェクトのみにしてしまうと、その中の調整、連絡、依頼がごちゃごちゃになって、後から見直す時に見つけ出せない。
かといって、例えばプロジェクトAの課題1についてとすると、課題の数だけメールが分かれてしまう。
しかも課題間で関連性があると収集がつかない。
5. まだやり方を迷っていること
依頼に対して回答する場合、または自分が依頼してその内容が完了した場合、など、ステータスが変わるときです。
件名に【回答】
や【完了】
などを書いていました。
ただ、冒頭で書いたように自分がスレッド形式にしてみて、安易(?)に件名を変えることもよくないな、と思いました。
これについてはまだ悩み中。
6. 最後に
個人的にはメール本文より力を入れたい、メールの件名について書いてみた。
本文よりも文字数に制約があることから、自分のルールを見出すことができれば流用できるので、ちょこちょこアップデートしていきたい。
(作成時間30分)